AutoSignatur:

Automatische, einheitliche Unterschrift für E-Mail-Nachrichten

 

 

Das meist genutzte Kommunikationsmedium im Geschäftsumfeld neben dem Telefon ist der Informationsaustausch über E-Mail. In einigen Unternehmensbereichen und bei hohem Mailaufkommen ist als einzige Identifizierung des Verfassers die Angabe des Namens innerhalb der Absenderangaben und der Name als Abschluss in der Grußformel nicht ausreichend. Viele Firmen gehen dazu über, einen Verweis (Signatur) auf das zugehörige Unternehmen mit z.B. der Telefonnummer und ihrer Internetadresse anzufügen.

Die mögliche Vielfalt solcher selbst erstellter Signaturen durch Mitarbeiter oder vom "Kollegen" kopierter Signatur ist dementsprechend innerhalb eines Unternehmens beliebig groß.

Um einen Unternehmensstandard und somit ein Informationsbranding für größere Unternehmen einführen zu können, ist das Thema diesem Produkt entstanden.

Sie brauchen den Abschluss (Signatur, Grußformel) für Ihre Firmen-E-Mails nie mehr neu selbst zu erstellen oder zu kopieren und sich fragen, ob Ihre Signatur mit den Vorgaben Ihres Unternehmens konform ist. AutoSignatur ermöglicht Ihnen, eine einmal definierte Signatur für jeden Mitarbeiter einheitlich bereitzustellen.

In der Autosignatur Applikation können Sie einen Text eingeben, der etwa eine Grußformel sowie Angaben zur Person wie Name, Adresse(n), Rufnummern oder einen Verweis auf eine Homepage im Internet enthält. Nicht einmal auf das Einfügen von Grafiken müssen Sie bei der Autosignatur verzichten. Hierbei werden vollkommen automatisiert die Daten eines Benutzers aus einer Datenbank ausgelesen und in eine von Ihnen definierte Signatur eingetragen und versendet.

Wie funktioniert das?

Ein Benutzer sendet eine E-Mail an ein für die Signatur definiertes Postfach (z.B. signatur@Ihr-Unternehmen.de). Die Applikation AutoSignatur prüft dieses Postfach auf neu eingegangene Nachrichten. Anhand der Absenderinformationen der E-Mail in dem Postfach wird eine Datenbankabfrage gestartet. Hierbei ist es unabhängig, ob die Daten aus einem Microsoft Active Directory, einer Excel-Tabelle, einer SQL-Datenbank oder ähnlichem gewonnen werden. Die aus der Datenbank erstellten Informationen werden in eine durch den Administrator vorgegebene Signatur-Maske automatisiert eingetragen und an den Absender (den Benutzer) zurückgesendet. Reine Textsignaturen sind hierbei ebenso möglich, wie HTML-basierte, mit denen bei Bedarf unterschiedliche Schriftformate und Farben realisiert werden können.

Um eine hohe Flexibilität zu erreichen wurde die Software bedinungsfreundlich und offen gestaltet. Ein Benutzer kann die vordefinierte Signatur manuell in seine E-Mail-Applikation eintragen oder über ein vom Administrator bereitgestelltes Script einpflegen. Scripte, Bedienungsanleitungen und ähnliches können hierbei als Anhang an die Signatur gesendet werden.

Als E-Mail-Server kann nahezu jeder gängige Server eingesetzt werden, der ein Postfach für die Anwendung bereit hält. Die Applikationsstruktur und die realisierten Funktionalitäten ermöglicht eine Unabhängigkeit der generierten Signatur zur eingesetzten E-Mailapplikation im Client- und Serverbereich.

Alternativ zur E-Mail-Anfrage, kann bei Microsoft E-Mail-Clients, ein DH-T-Script verwendet werden. Das Script stellt anhand des Benutzernamens automatisch eine HTTP-Anfrage an den AutoSignatur-Server. Der AutoSignatur-Server generiert, wie bei der E-Mail-Lösung, eine Signatur für den Benutzer. Die erstellte Signatur kann dann, über das Script, automatisiert in den E-Mail-Client des Benutzers eingetragen werden. Dieser Vorgang kann für den Benutzer ohne interaktion erfolgen.

Installieren Sie unsere Demoversion und testen Sie selbst, wie einfach und komfortabel die Verwendung einer automatisch generierten Signatur funktioniert.

Weitere Informationen erhalten Sie in den Produktspezifikationen im Downloadbereich.


Hinweis:
Für den Zugriff und die Realisierung der Datenbankzugriffe sollten Sie unbedingt die Anleitungen beachten!